MERCADO DE SISTEMA DE MANUTENçãO DE REGISTROS SIZE AND SHARE ANALYSIS - GROWTH TRENDS AND FORECASTS (2023 - 2030)

Estima-se que o tamanho do mercado global de manutenção de registros seja avaliado em US$ 22,7 bilhões em 2024 e é esperado alcançar US$ 52.22 bilhões em 2031, crescendo a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 12,6% de 2024 a 2031. Os sistemas de manutenção de registros referem-se a soluções e serviços usados para armazenar, gerenciar e manter dados e registros por empresas. Esses sistemas permitem que as organizações monitorem efetivamente os registros, aumentem a eficiência, assegurem a conformidade com os regulamentos e obtenham insights valiosos da análise de dados. Os principais drivers do mercado incluem o aumento dos requisitos de conformidade regulatória, a necessidade de um melhor gerenciamento de dados e o aumento da adoção de soluções de manutenção de registros baseadas em nuvem.

O mercado de sistemas de manutenção de registros é segmentado com base na solução, usuário final, tamanho empresarial, aplicação, componente e região. Por solução, o mercado é segmentado em sistemas baseados em papel, sistemas baseados em nuvem, sistemas eletrônicos no local, serviços e outros. Espera-se que o segmento de sistemas baseados em nuvem cresça significativamente ao longo do período de previsão devido à adoção crescente de softwares e plataformas de gerenciamento de registros baseados em nuvem por organizações globais. Os sistemas baseados em nuvem oferecem vantagens como menores custos iniciais, escalabilidade e acessibilidade de qualquer dispositivo e local.

Insights regionais do mercado de sistemas de manutenção de registros

• América do Norte espera-se que seja o maior mercado para sistemas de manutenção de registros durante o período de previsão, representando mais de 45% da quota de mercado em 2024 O crescimento do mercado na América do Norte é atribuído à adoção precoce de soluções de manutenção de registros digitais, presença de fornecedores líderes e regulamentos rigorosos sobre gerenciamento de dados e segurança.
• Europa Espera-se que seja o segundo maior mercado de sistemas de manutenção de registros, representando mais de 25% da quota de mercado em 2024. O crescimento do mercado nesta região é atribuído a alto foco na privacidade e segurança dos dados, aumento da digitalização e regulamentos como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) impulsionando a demanda por sistemas de manutenção de registros.
• Ásia Pacífico espera-se que seja o mercado mais rápido para sistemas de manutenção de registros, com um CAGR de mais de 15% durante o período de previsão. O crescimento do mercado na Ásia-Pacífico é atribuído ao aumento da digitalização, rápido crescimento econômico e iniciativas governamentais para digitalizar registros em países como a Índia e a China.

Figura 1. Global Record Keeping System Market Share (%), por Região, 2024

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Ponto de vista do analista:

O mercado global de sistemas de manutenção de registros deve florescer ao longo dos próximos anos. A rápida transformação digital em todas as indústrias é um driver chave à medida que as organizações procuram automatizar processos de manutenção de registros manuais para uma melhor eficiência. Crescer volumes de dados e a necessidade de armazenamento de dados centralizado e seguro também aumentará a demanda. Requisitos de conformidade em indústrias como saúde e finanças mandam a manutenção adequada do registro, criando oportunidades.

No entanto, as preocupações de segurança de dados podem atuar como uma restrição à medida que documentos e registros mais sensíveis se movem on-line. Garantir a proteção redonda das ameaças cibernéticas como ataques de ransomware e vazamentos será desafiador. Os altos custos iniciais de adoção de software avançado de gerenciamento de registros também podem limitar o crescimento.

A América do Norte domina atualmente o mercado devido à adoção precoce de tecnologia. No entanto, a Ásia Pacific está pronta para se tornar o mercado regional mais rápido crescimento. Países como China, Índia e outras nações do Sudeste Asiático estão digitalizando a um ritmo exponencial. À medida que suas economias se expandem, as necessidades em torno da tomada de decisões baseadas em evidências irão aumentar. Da mesma forma, o crescimento econômico em todas as nações produtoras de petróleo do Oriente Médio está estimulando investimentos em administração eficiente.

Drivers para o mercado do sistema de manutenção de registros:

• Requisitos crescentes e conformidade: A conformidade regulamentar é um grande condutor que impulsiona o crescimento do mercado de sistemas de manutenção de registros. Numerosos regulamentos em todos os setores obrigam as organizações a gerenciar corretamente dados, digitalizar registros e retê-los por períodos de tempo estipulados. Por exemplo, regulamentos como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) em saúde, Gramm-Leach-Bliley (GLBA) em bancos, Sarbanes-Oxley Act (SOX) em contabilidade pública. Aderir a estes regulamentos exige sistemas de gerenciamento de registros robustos. As organizações estão adotando cada vez mais sistemas eletrônicos de manutenção de registros para permanecerem em conformidade. A integração dos recursos de gerenciamento de registros em ferramentas de produtividade de negócios como o Microsoft 365 e o Google Workspace também está impulsionando a adoção. Trilhas de auditoria adequadas, protocolos de segurança, backup, arquivamento, etc nestes sistemas ajudam a atender às necessidades de conformidade.
• Transição de papel baseado em Digital Record Keeping: Muitas organizações tradicionalmente confiaram em registros baseados em papel armazenados em arquivos físicos e armários. No entanto, as limitações dos registros de papel como ocupar espaço, risco de danos físicos e dificuldades em acessar e compartilhar informações estão impulsionando uma transição para a manutenção de registros digitais. As estatísticas das Nações Unidas indicam que mais de 75% das principais empresas digitalizaram totalmente seus registros críticos, como dados de clientes, fornecedores e funcionários em 2022, em comparação com menos de 25% em 2019. Digitar registros em cópias eletrônicas digitalizadas ou formatos digitais nascidos permite fácil acesso on-line, compartilhamento, backup e recuperação. Também economiza espaço físico e infraestrutura necessária para armazenamento de papel. Os sistemas de gerenciamento de registros baseados em nuvem permitem ainda mais a qualquer hora, em qualquer lugar, o acesso a registros em todos os dispositivos.

• Rising Need to Unlock Value from Unstructured: As organizações estão acumulando vastas quantidades de dados não estruturados de documentos, imagens, e-mails, mídia social, bate-papos, etc. Gerenciar esses dados de forma eficaz e tocar insights acionáveis pode ser transformador para as empresas. As plataformas de manutenção de registros integradas com recursos analíticos permitem estruturar dados não estruturados, extrair metadados e gerar relatórios. De acordo com os dados da Organização Educacional, Científica e Cultural das Nações Unidas (UNESCO), durante o pico de bloqueios em 2020, mais de 1,5 bilhões de alunos foram afetados devido a fechamentos escolares e universitários globalmente, exigindo a rápida adoção de soluções de e-learning apoiadas por recursos sofisticados de gerenciamento de registros. Análises preditivas aplicadas aos registros podem revelar tendências e padrões para ajudar a tomada de decisões. Big Data Analytics ajuda a descobrir insights como impactos de políticas, padrões de comportamento do cliente, oportunidades de eficiência operacional etc.
• Integração de tecnologias emergentes como AI, ML e Blockchain: Incorporação de tecnologias como inteligência artificial (AI), aprendizado de máquina (ML), processamento de linguagem natural, Blockchain, etc. em sistemas de manutenção de registros está aumentando a funcionalidade. A IA permite a autoclassificação de registros usando metadados, tagging automaticamente e vinculando registros relacionados. ML melhora a pesquisa de registros, acelera a descoberta de informações e prevê as necessidades de arquivo. Blockchain fornece cadeias à prova de tamper de custódia de registros. Chatbots auxiliar em pedidos de registros e consultas. A adoção dessas tecnologias está tornando a manutenção de registros e gerenciamento mais inteligente.

Mercado de sistema de manutenção de registros Oportunidades:

• Adopção em Emerging Economies: Economias emergentes como Índia, Brasil, Indonésia, etc representam oportunidades significativas de crescimento para provedores de soluções de gerenciamento de registros. Grande população, economia e infraestrutura de rápido desenvolvimento, iniciativas como a Índia Digital e demonetização estão impulsionando a adoção de tecnologia nestes países. Em dezembro de 2021, mais de 1,3 bilhões de índios receberam um número de identidade única de 12 dígitos através do programa de identificação biométrica Aadhaar, de acordo com a autoridade UIDAI da Índia. Isso está ajudando a reduzir a fraude e a duplicação em programas de bem-estar, ao mesmo tempo que permite transferências de dinheiro, serviços bancários e e-governamentais para muitos cidadãos que anteriormente careciam de documentação Políticas regulatórias como a política de eGovernance da Índia que manda a digitalização de registros do governo está aumentando a demanda por sistemas de manutenção de registros. Projetos governamentais que fornecem impulso para registros de digitalização na educação, saúde, etc. Expandir a infraestrutura de tecnologia, conectividade com a Internet e adoção em nuvem oferece avenidas para fornecedores de gerenciamento de registros. As parcerias e soluções locais adaptadas às necessidades do mercado podem ajudar a explorar esses mercados de alto potencial.
• Integração de Record Keeping with Business Processes: A integração perfeita de recursos de manutenção de registros em sistemas de negócios como ERP, CRM, HRMS, etc, em vez de como uma solução separada pode aumentar a adoção. O gerenciamento de registros em conformidade embutido permite que as organizações alcancem metas de eficiência e automação de processos enquanto atendem às necessidades regulatórias. De acordo com Gartner, em novembro de 2023, Blockchain tem o potencial de afetar e expandir todos os procedimentos de gerenciamento de registros, garantindo a segurança e integridade dos registros. Por exemplo, capturar registros de comunicação do cliente diretamente dentro de sistemas de CRM, integrando gerenciamento de contratos, eSignatures em Salesforce, ou adicionar gerenciamento de registros de estudantes em ERPs universitários pode fornecer conveniência do usuário e fonte única de verdade.
• Transição de modelos On-Premise para SaaS: sistemas de manutenção de registros baseados em nuvem estão ganhando impulso forte devido a modelos de preços acessíveis, manutenção mais fácil, acesso onipresente, escalabilidade para armazenar dados crescentes e atualizações contínuas de recursos. As soluções SaaS evitam a grande CapEx de sistemas no local. As diversas aplicações dos modelos SaaS para sistemas de manutenção de registros variam de contabilidade e finanças para gerenciamento de documentos e gerenciamento de relacionamento com o cliente. As soluções SaaS oferecem às empresas maior escalabilidade, flexibilidade e custo-eficiência, juntamente com maior acessibilidade e segurança para gerenciar vários tipos de registros e dados. Hypercontext é um exemplo de um aplicativo SaaS que fornece soluções de gerenciamento de documentos. Permite que as equipes colaborem, estabeleçam metas e forneçam feedback, tudo em um só lugar.
• Novos casos de uso em todas as indústrias: Casos de uso inovadores e aplicações de soluções de manutenção de registros em diferentes verticais também oferecem oportunidades de crescimento. Por exemplo, em bancos, integrando registros de manutenção com verificação de identidade do cliente, KYC e análise de transações permite a prevenção e conformidade de fraudes. No seguro, a vinculação do gerenciamento de registros com processamento de reivindicações melhora a eficiência. Na logística, combinando a manutenção de registros com o rastreamento de ativos, gerenciamento de inventário etc. melhora a visibilidade. Aproveitar recursos específicos de casos de uso pode expandir a adoção de soluções em verticais. Por exemplo, a Missão Digital Ayushman Bharat da Índia visa desenvolver um ecossistema de saúde digital no país através da criação de bases de dados para instalações de saúde, profissionais e cidadãos para identificá-los e vincular registros em vários sistemas.

Mercado de sistema de manutenção de registros Evolução:

• Integração de RPA e Automação Inteligente de Processo: A integração de sistemas de manutenção de registros com automação de processos robóticos e ferramentas de automação de processos inteligentes é uma grande tendência. Os bots RPA podem automatizar tarefas de gerenciamento de registros repetitivos, como validar entradas, arquivar registros, encontrar documentos, etc., permitindo ganhos significativos de produtividade. Fluxos de trabalho dinâmicos permitem o direcionamento automático de registros para usuários preocupados. Combinando RPA com tecnologias AI/ML como visão de computador, NLP para digitalizar, classificar, extrair dados de registros também está ganhando tração. O Programa Alimentar Mundial das Nações Unidas digitalizou mais de 5,2 milhões de registros de refugiados baseados em papel em 12 países da Ásia e África usando RPA e reconhecimento de caráter óptico. Isso eliminou a necessidade de uma ampla entrada manual de dados, permitindo que os trabalhadores se concentrem em tarefas de maior valor, garantindo que a ajuda alimentar atingiu as comunidades mais vulneráveis mais rapidamente.
• Maior adoção de manutenção de registros sem manutenção: Gestão tradicional de registros envolve ampla confiança em equipes de TI para gerenciamento de manutenção de hardware, atualizações, segurança, infraestrutura, etc. Soluções sem manutenção oferecidas por provedores de serviços em nuvem como Microsoft, Amazon e Google estão sendo adotadas cada vez mais. Essas soluções fornecem retenção de registros e conformidade como serviços totalmente gerenciados, eliminando sobrecargas de manutenção de tecnologia para organizações. Isso ajuda a liberar orçamentos e recursos para se concentrar em inovação e crescimento.
• Blockchain e tecnologia de contabilidade distribuída: O registro baseado em blockchain permite a partilha de registros descentralizados, imutáveis e transparentes entre as partes. Os registros são criptograficamente assinados e acorrentados em blocos à prova de tamper em vários nós distribuídos. Isso aumenta a confiança e a responsabilidade na autenticidade e no rastreamento de custódia. Em outubro de 2022, The Healthcare IT Notícia relatada, que mais de 30% dos hospitais dos EUA planejam adotar Blockchain para gerenciamento e compartilhamento de registros médicos digitais seguros dentro de 2023. Startups estão desenvolvendo soluções de gerenciamento de registros baseadas em Blockchain. As iniciativas governamentais, como a Parceria Blockchain da UE, também estão a conduzir a exploração de Blockchain para manutenção de registos públicos.
• Integração com Data Analytics e Business Intelligence: As organizações estão cada vez mais olhando para extrair valor de dados de registros através da integração com ferramentas analíticas, de BI e de relatórios como o Microsoft Power BI, Tableau, Qlik, etc. Análise aplicada aos registros pode descobrir correlações, tendências e métricas para obter insights acionáveis. O relatório de BI automatizado também fornece valiosos painéis executivos e resumos. Análise avançada ajuda adicional em registros de modelagem preditiva, previsão, análise de sentimentos, etc.

Record Keeping System Market Restraints:

• Preocupações de Segurança e Privacidade de Dados: As preocupações de segurança de dados são um fator chave que dificulta a adoção da manutenção de registros digitais, especialmente soluções baseadas em nuvem. As organizações são apreensivas sobre dados confidenciais sendo comprometidos, perdidos ou roubados. Os requisitos de conformidade como HIPAA e GDPR também exigem controles rigorosos na gestão de registros. A falta de controle sobre dados em soluções de nuvem também causa relutância em algumas indústrias como BFSI. Os fornecedores estão abordando essas preocupações através de segurança robusta, como criptografia, gerenciamento de identidade, defesa de perímetro, etc. As organizações devem aplicar medidas de segurança cibernética robustas, como controles de criptografia e acesso, mantendo a transparência e aderindo a regulamentos como o GDPR. Auditorias regulares, treinamento de funcionários e um plano de resposta a incidentes proativos aumentam ainda mais a confiança e reduzem os riscos. Ao atingir esse equilíbrio, as empresas podem aproveitar o poder dos dados sem comprometer os direitos individuais ou a integridade empresarial, promovendo, em última análise, a confiança do consumidor e garantindo a conformidade.
• Custos elevados de implementação e migração: Para organizações com sistemas on-premise legados, migrar para o gerenciamento de registros eletrônicos baseado em nuvem moderno requer altos investimentos iniciais. Digitar grandes volumes de registros de papel é tedioso e caro. O pessoal de reciclagem no uso de novos sistemas também envolve custos. De acordo com uma pesquisa, quase 50% das organizações consideram o custo como a maior barreira na atualização da tecnologia de gerenciamento de registros. Os fornecedores estão fornecendo ferramentas para simplificar a migração. A transição gradual com foco na maioria dos registros críticos é uma abordagem usada pelas organizações. O planejamento detalhado pode ajudar a identificar possíveis economias de custos e eficiências. Ao entender o escopo completo do projeto, as organizações podem fasear na implementação ou escolher um processo de migração mais gradual para espalhar os custos
• Risco de Fornecedor Lock-in: Enquanto as soluções em nuvem reduzem a sobrecarga de TI interna, sobre a dependência de um único fornecedor cria risco de bloqueio de fornecedores para organizações. Além disso, a falta de padrões em soluções de gerenciamento de registros leva a problemas de compatibilidade ao mudar os provedores. Alguns fornecedores abordam isso através de APIs abertas, integração com outros aplicativos e padronização em formatos como PDF / A, XML, etc. As organizações também estão buscando reduzir o risco de bloqueio através de estratégias multi-vendor. Eles estão adotando padrões abertos para garantir a interoperabilidade e portabilidade de dados, diversificando os fornecedores para mitigar a confiança em um único fornecedor e negociar contratos com estratégias de saída claras pode contrabalançar o risco de bloqueio do fornecedor.

Desenvolvimentos recentes

Novo lançamento de produtos

• Em setembro de 2022, Hyland, uma empresa de software, lançou Nuxeo Insight, uma plataforma inteligente de processamento e compreensão de documentos para extrair insights acionáveis de conteúdo não estruturado. Este lançamento fortaleceu as capacidades de automação inteligentes da Hyland.
• Em junho de 2021, a OpenText, uma empresa que desenvolve e vende software de gerenciamento de informações corporativas (EIM), lançou o OpenText Cloud Editions 21.2, a última versão de suas soluções de gerenciamento de informações baseadas em nuvem. Ele oferece análises aprimoradas, governança de informações reforçada e integração com o Microsoft Azure Purview.
• Em março de 2020, DocuWare lançou a versão 7 de seu software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem e automação de fluxo de trabalho. Possui pesquisa aprimorada, armazenamento em nuvem flexível e acesso móvel.

Aquisição e parcerias

• Em janeiro de 2024, a Iron Mountain forneceu gerenciamento de informações adquiridos Regency Technologies é um provedor de serviços de disposição de ativos de TI (ITAD). A aquisição fornece aos clientes segurança da informação na gestão do ciclo de vida de ativos de TI.
• Em janeiro de 2022, o OpenText adquiriu a Zix Corporation no encryptio de e-mail baseado em SaaS, um provedor de segurança de e-mail baseada em nuvem, proteção contra ameaças e soluções de conformidade. Isso ajudou a expandir as capacidades de gerenciamento de informações do OpenText.

Figura 2. Global Record Keeping System Market Share (%), Por Tamanho Empresarial, 2024

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Principais empresas no mercado de sistemas de manutenção de registros

• Montanha do Ferro
• ARC
• Acesso
• Shred-it
• Restaurar plc
• Cintas
• Proshred
• Serviço nacional de trituração de documentos
• Estação Shred
• Red Dog Shred
• Restaurar plc
• Shred-X
• Trituração de documentos seguro
• Obras de trituração
• Destruição de dados do Guardian
• EndoShred
• Shred móvel
• ShredQuick
• ProShred Chicago
• Shreds ilimitado

Definição: O mercado de sistemas de manutenção de registros refere-se à indústria que inclui soluções, software e serviços focados em conteúdo e gerenciamento de documentos, arquivamento de dados, imagem de documentos, armazenamento de gravação e retenção, serviços de trituração, etc. Os sistemas de manutenção de registros permitem às empresas capturar, armazenar, gerenciar, reter, proteger e compartilhar efetivamente seus documentos e registros eletrônicos e baseados em papel.

Poucos outros relatórios promissores no mercado de sistemas de manutenção de registros

• Vídeo Evento Mercado de Registro de Dados
• Mercado de registros médicos eletrônicos
• Mercado de Data Center da Hyperscale
• Mercado de dados do mundo real (RWD)
• Mercado de catálogo de dados