TENUE DE REGISTRES MARCHé DES SYSTèMES ANALYSE DE LA TAILLE ET DE LA PART DE MARCHÉ - TENDANCES ET PRÉVISIONS DE CROISSANCE (2023 - 2030)

La taille du marché mondial du système de tenue de documents est estimée à 22,7 milliards de dollars en 2024 et devrait atteindre 52,22 milliards de dollars avant 2031, en croissance à un taux de croissance annuel composé (CAGR) de 12,6 % de 2024 à 2031. Les systèmes d'enregistrement se réfèrent aux solutions et aux services utilisés pour stocker, gérer et tenir à jour les données et les dossiers par les entreprises. Ces systèmes permettent aux organisations de suivre efficacement les dossiers, d'accroître l'efficacité, d'assurer le respect des règlements et de tirer des enseignements précieux de l'analyse des données. Les principaux moteurs du marché sont notamment l'augmentation des exigences réglementaires en matière de conformité, la nécessité d'une meilleure gestion des données et l'adoption croissante de solutions de tenue de dossiers en nuage.

Le marché des systèmes de tenue de documents est segmenté en fonction de la solution, de l'utilisateur final, de la taille de l'entreprise, de l'application, de la composante et de la région. Par solution, le marché est segmenté en systèmes papier, systèmes cloud, systèmes électroniques sur site, services, etc. On s'attend à ce que le segment des systèmes infonuagiques augmente considérablement au cours de la période prévue en raison de l'adoption croissante par les organisations à l'échelle mondiale de logiciels et de plates-formes de gestion des documents infonuagiques. Les systèmes basés sur le cloud offrent des avantages comme des coûts initiaux moins élevés, l'évolutivité et l'accessibilité à partir de n'importe quel appareil et emplacement.

Système de tenue de registres Aperçus régionaux du marché

• Amérique du Nord devrait être le plus grand marché pour les systèmes de tenue de dossiers au cours de la période de prévision, représentant plus de 45 % de la part de marché en 2024 La croissance du marché en Amérique du Nord est attribuable à l'adoption rapide de solutions de tenue de documents numériques, à la présence de fournisseurs de premier plan et à des règlements rigoureux en matière de gestion et de sécurité des données.
• Europe devrait être le deuxième marché en importance pour les systèmes de tenue de documents, représentant plus de 25 % de la part de marché en 2024. La croissance du marché dans cette région est attribuée à l'importance accordée à la confidentialité et à la sécurité des données, à l'augmentation de la numérisation et à des règlements comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui stimulent la demande de systèmes de tenue de dossiers.
• Asie-Pacifique On s'attend à ce que le marché des systèmes de tenue de dossiers augmente le plus rapidement, avec un TCAC de plus de 15 % au cours de la période de prévision. La croissance du marché en Asie-Pacifique est attribuable à l'augmentation de la numérisation, à la croissance économique rapide et aux initiatives gouvernementales visant à numériser les documents dans des pays comme l'Inde et la Chine.

Graphique 1. Part du marché du système mondial de tenue de registres (%), par région, 2024

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Point de vue de l'analyste :

Le marché mondial des systèmes d'enregistrement devrait prospérer au cours des prochaines années. La transformation numérique rapide entre les industries est un facteur clé, car les organisations cherchent à automatiser les processus manuels de tenue de documents pour améliorer l'efficacité. L'augmentation des volumes de données et la nécessité d'un stockage centralisé et sécurisé des données stimuleront également la demande. Les exigences en matière de conformité dans des secteurs comme les soins de santé et les finances exigent une bonne tenue des dossiers, créant des possibilités.

Toutefois, les préoccupations en matière de sécurité des données peuvent être un frein à l'acheminement des documents et des dossiers plus sensibles en ligne. La protection 24 heures sur 24 contre les cybermenaces comme les attaques et les fuites de ransomware sera difficile. Les coûts d'adoption initiale élevés des logiciels avancés de gestion de documents peuvent également limiter la croissance.

L'Amérique du Nord domine actuellement le marché en raison de l'adoption précoce de la technologie. Toutefois, l'Asie-Pacifique est sur le point de devenir le marché régional qui connaît la croissance la plus rapide. Des pays comme la Chine, l'Inde et d'autres pays de l'Asie du Sud-Est sont en train de numériser à un rythme exponentiel. À mesure que leur économie s'étendra, les besoins en matière de prise de décisions fondées sur des données probantes augmenteront. De même, la croissance économique des pays producteurs de pétrole du Moyen-Orient stimule les investissements dans une administration efficace.

Système de tenue de registres Pilotes du marché :

• Augmentation des exigences en matière de réglementation et de conformité: La conformité réglementaire est un moteur majeur de la croissance du marché du système de tenue de documents. De nombreux règlements dans tous les secteurs obligent les organisations à gérer correctement les données, à numériser les dossiers et à les conserver pendant les périodes prévues. Par exemple, des règlements tels que la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie (HIPAA) en matière de soins de santé, Gramm-Leach-Bliley (GLBA) en matière bancaire, Sarbanes-Oxley Act (SOX) en matière de comptabilité publique. L'adhésion à ce règlement nécessite de solides systèmes de gestion des dossiers. Les organisations adoptent de plus en plus des systèmes de tenue de documents électroniques pour demeurer conformes. L'intégration des capacités de gestion des documents dans les outils de productivité commerciale comme Microsoft 365 et Google Workspace est également à l'origine de l'adoption. Les pistes d'audit, les protocoles de sécurité, les sauvegardes, l'archivage, etc. dans ces systèmes aident à répondre aux besoins de conformité.
• Passage de la tenue de documents sur papier à la tenue de documents numériques: De nombreuses organisations s'appuient traditionnellement sur des documents papier stockés dans des dossiers et des armoires. Toutefois, les limites des documents papier, comme l'espace, le risque de dommages physiques et les difficultés d'accès et de partage de l'information, entraînent une transition vers la tenue de documents numériques. Les statistiques de l'ONU indiquent que plus de 75 % des grandes entreprises avaient entièrement numérisé leurs dossiers critiques, comme les données sur les clients, les fournisseurs et les employés, en 2022, contre moins de 25 % en 2019. La numérisation des documents dans des copies électroniques numérisées ou des formats numériques nés permet un accès en ligne facile, le partage, la sauvegarde et la récupération. Il permet également d'économiser l'espace physique et l'infrastructure nécessaires au stockage du papier. Les systèmes de gestion des enregistrements basés sur le cloud permettent en outre à tout moment, n'importe où, l'accès aux enregistrements sur tous les appareils.

• Besoin croissant de débloquer la valeur de non structuré: Les organisations accumulent de grandes quantités de données non structurées à partir de documents, d'images, de courriels, de réseaux sociaux, de chats, etc. La gestion efficace de ces données et l'exploitation d'informations exploitables peuvent être des transformations pour les entreprises. Les plates-formes d'enregistrement intégrées aux capacités d'analyse permettent de structurer des données non structurées, d'extraire des métadonnées et de générer des rapports. Selon les données de l ' Organisation des Nations Unies pour l ' éducation, la science et la culture (UNESCO), pendant le pic de fermetures en 2020, plus de 1,5 milliard d ' apprenants ont été touchés par la fermeture des écoles et des universités dans le monde entier, ce qui a nécessité l ' adoption rapide de solutions d ' apprentissage en ligne appuyées par des capacités sophistiquées de gestion des dossiers. L'analyse prédictive appliquée aux dossiers peut révéler des tendances et des modèles pour faciliter la prise de décisions. L'analyse des mégadonnées permet de découvrir des idées comme les impacts de la politique, les modèles de comportement des clients, les possibilités d'efficacité opérationnelle, etc.
• Intégration des technologies émergentes comme l'IA, ML et Blockchain: L'incorporation de technologies comme l'intelligence artificielle (AI), l'apprentissage automatique (ML), le traitement du langage naturel, la Blockchain, etc. dans les systèmes de tenue de documents améliore la fonctionnalité. L'IA permet de classifier automatiquement les documents à l'aide de métadonnées, d'étiqueter automatiquement et de relier les documents connexes. ML améliore la recherche des dossiers, accélère la découverte de l'information et prévoit les besoins en archives. Blockchain fournit des chaînes de garde des dossiers contrefaites. Chatbots aider aux demandes de documents et aux demandes de renseignements. L'adoption de ces technologies rend la tenue et la gestion des dossiers plus intelligentes.

Tenue de registres Marché des systèmes Possibilités :

• Adoption dans les économies émergentes: Les économies émergentes comme l'Inde, le Brésil, l'Indonésie, etc. représentent des opportunités de croissance importantes pour les fournisseurs de solutions de gestion de disques. Une grande population, une économie et une infrastructure en développement rapide, des initiatives comme Digital India et la démonétisation sont à l'origine de l'adoption de technologies dans ces pays. En décembre 2021, plus de 1,3 milliard d'Indiens ont reçu un numéro d'identité unique à 12 chiffres dans le cadre du programme d'identification biométrique Aadhaar, selon l'autorité indienne de l'UDAI. Cela aide à réduire la fraude et le dédoublement dans les programmes de protection sociale tout en permettant des transferts en espèces, des services bancaires et des services de gouvernance électronique pour de nombreux citoyens qui n'avaient auparavant pas de documentation. Projets gouvernementaux pour stimuler la numérisation des documents dans l'éducation, les soins de santé, etc. Le développement de l'infrastructure technologique, la connectivité Internet et l'adoption du cloud offrent des possibilités aux fournisseurs de gestion de documents. Des partenariats et des solutions locaux adaptés aux besoins du marché peuvent aider à exploiter ces marchés à fort potentiel.
• Intégration de la tenue de registres aux processus opérationnels: Intégration étroite des capacités de tenue de documents dans les systèmes d'affaires comme ERP, CRM, HRMS, etc. plutôt que comme solution séparée peut stimuler l'adoption. La gestion intégrée des documents conforme permet aux organisations d'atteindre des objectifs d'efficacité des processus et d'automatisation tout en répondant aux besoins réglementaires. Selon Gartner, en novembre 2023, Blockchain pourrait affecter et élargir toutes les procédures de gestion des documents, assurant ainsi la sécurité et l'intégrité des documents. Par exemple, la saisie des dossiers de communication avec les clients directement dans les systèmes CRM, l'intégration de la gestion des contrats et des signatures électroniques dans Salesforce, ou l'ajout de la gestion des dossiers étudiants dans les ERP collégiaux peuvent fournir la commodité des utilisateurs et une source unique de vérité.
• Transition des modèles sur site vers les modèles SaaS: Les systèmes d'enregistrement basés sur le cloud gagnent en puissance grâce à des modèles de tarification abordables, une maintenance plus facile, un accès omniprésent, une évolutivité pour stocker des données croissantes et des mises à niveau continues des fonctionnalités. Les solutions SaaS évitent les gros systèmes CapEx sur site. Les différentes applications des modèles SaaS pour les systèmes d'enregistrement vont de la comptabilité et de la finance à la gestion des documents et de la relation client. Les solutions SaaS offrent aux entreprises une plus grande évolutivité, flexibilité et rentabilité, ainsi qu'une meilleure accessibilité et sécurité pour la gestion de divers types de documents et de données. Hypercontext est un exemple d'application SaaS qui fournit des solutions de gestion de documents. Il permet aux équipes de collaborer, de fixer des objectifs et de fournir des commentaires, tous en un seul endroit.
• Nouveaux cas d'utilisation dans toutes les industries: Des cas d'utilisation et des applications innovantes de solutions de tenue de documents sur différentes verticales offrent également des opportunités de croissance. Par exemple, dans le secteur bancaire, l'intégration de la tenue de documents avec la vérification de l'identité du client, KYC, et l'analyse des transactions permettent la prévention de la fraude et la conformité. En matière d'assurance, l'établissement de liens entre la gestion des dossiers et le traitement des demandes d'indemnisation améliore l'efficacité. Dans le domaine de la logistique, le fait de combiner la tenue de dossiers avec le suivi des biens, la gestion des stocks, etc., améliore la visibilité. Tirer parti des capacités spécifiques de cas d'utilisation peut étendre l'adoption de la solution à travers les verticales. Par exemple, la mission numérique d'Ayushman Bharat en Inde vise à développer un écosystème de santé numérique dans le pays en créant des bases de données pour les établissements de santé, les professionnels et les citoyens afin de les identifier de façon unique et d'établir des liens entre les dossiers de divers systèmes.

Tenue de registres Marché des systèmes Tendances :

• Intégration du RPA et de l'automatisation intelligente des processus: L'intégration des systèmes de tenue de documents avec l'automatisation des processus robotiques et les outils intelligents d'automatisation des processus est une tendance majeure. Les robots RPA peuvent automatiser les tâches de gestion des dossiers répétitives et volumineuses, comme valider les entrées, classer les dossiers, trouver des documents, etc., ce qui permet des gains de productivité importants. Les flux de travail dynamiques permettent d'auto-acheminement des dossiers aux utilisateurs concernés. Combiner RPA et technologies AI/ML comme la vision informatique, NLP pour numériser, classifier, extraire des données d'enregistrement gagne également en traction. Le Programme alimentaire mondial de l ' ONU a numérisé plus de 5,2 millions de dossiers de réfugiés sur papier dans 12 pays d ' Asie et d ' Afrique en utilisant l ' APR et la reconnaissance optique des caractères. Cela a éliminé la nécessité d'une saisie manuelle exhaustive des données, ce qui a permis aux travailleurs de se concentrer sur des tâches de plus grande valeur tout en veillant à ce que l'aide alimentaire atteigne plus rapidement les communautés les plus vulnérables.
• Une plus grande adoption de la tenue de registres sans entretien: La gestion traditionnelle des dossiers implique une forte dépendance à l'égard des équipes informatiques pour la gestion de la maintenance du matériel, les mises à niveau, la sécurité, l'infrastructure, etc. Des solutions sans maintenance offertes par des fournisseurs de services cloud comme Microsoft, Amazon et Google sont de plus en plus adoptées. Ces solutions garantissent la conservation et la conformité des dossiers en tant que services entièrement gérés, éliminant ainsi les frais généraux d'entretien de la technologie pour les organisations. Cela permet de libérer des budgets et des ressources pour se concentrer sur l'innovation et la croissance.
• Blockchain et la technologie du grand livre distribué: La tenue de documents basée sur la chaîne de blocs permet un partage décentralisé, immuable et transparent des documents entre les parties. Les enregistrements sont cryptographiquement signés et enchaînés ensemble dans des blocs inviolables sur plusieurs nœuds distribués. Cela renforce la confiance et la responsabilité dans le suivi de l'authenticité des documents et de la garde. En octobre 2022, Les soins de santé Selon News, plus de 30 % des hôpitaux américains prévoient d'adopter Blockchain pour la gestion et le partage sécurisés des dossiers médicaux numériques en 2023. Les startups développent des solutions de gestion des documents basées sur Blockchain. Des initiatives gouvernementales comme le partenariat Blockchain de l'UE conduisent également à l'exploration de Blockchain pour la tenue de documents publics.
• Intégration avec Data Analytics et Business Intelligence: Les organisations cherchent de plus en plus à extraire de la valeur des données d'enregistrement grâce à l'intégration avec les outils d'analyse, BI et de reporting comme Microsoft Power BI, Tableau, Qlik, etc. L'analytique appliquée aux dossiers permet de découvrir des corrélations, des tendances et des paramètres pour obtenir des informations exploitables. Les rapports de BI automatisés fournissent également des tableaux de bord et des résumés précieux pour les cadres supérieurs. L'analyse avancée aide davantage la modélisation prédictive, la prévision, l'analyse des sentiments, etc.

Système de tenue de registres Restrictions du marché :

• Sécurité des données et protection de la vie privée: Les préoccupations en matière de sécurité des données sont un facteur clé qui entrave l'adoption de la tenue d'enregistrements numériques, en particulier les solutions basées sur le cloud. Les organisations craignent que des données confidentielles ne soient compromises, perdues ou volées. Les exigences de conformité comme l'HIPAA et le RGPD exigent également des contrôles rigoureux dans la gestion des dossiers. Le manque de contrôle sur les données dans les solutions cloud provoque également des réticences dans certaines industries comme BFSI. Les fournisseurs répondent à ces préoccupations par une sécurité robuste comme le chiffrement, la gestion de l'identité, la défense du périmètre, etc. Les organisations doivent appliquer des mesures de cybersécurité robustes, comme le chiffrement et les contrôles d'accès, tout en maintenant la transparence et en respectant des règlements comme le RGPD. Les vérifications régulières, la formation des employés et un plan d'intervention proactive en cas d'incident renforcent la confiance et atténuent les risques. En trouvant cet équilibre, les entreprises peuvent exploiter la puissance des données sans compromettre les droits individuels ou l'intégrité des entreprises, en fin de compte en favorisant la confiance des consommateurs et en assurant la conformité.
• Coûts élevés de mise en œuvre et de migration: Pour les organisations disposant de systèmes existants sur site, la migration vers la gestion moderne des documents électroniques basés sur le cloud nécessite des investissements initiaux élevés. La numérisation de vastes volumes de documents papier est fastidieuse et coûteuse. La formation du personnel à l'utilisation de nouveaux systèmes entraîne également des coûts. Selon une enquête, près de 50 % des organisations considèrent le coût comme le principal obstacle à la modernisation de la technologie de gestion des documents. Les fournisseurs fournissent des outils pour simplifier la migration. La transition progressive axée d'abord sur la plupart des documents critiques est une approche utilisée par les organisations. Une planification détaillée peut aider à déterminer les économies et les économies potentielles. En comprenant la portée complète du projet, les organisations peuvent phaser la mise en œuvre ou choisir un processus de migration plus progressif pour répartir les coûts
• Risque de verrouillage du fournisseur : Alors que les solutions cloud réduisent les frais généraux informatiques internes, la dépendance excessive à l'égard d'un seul fournisseur crée un risque de blocage des fournisseurs pour les organisations. De plus, l'absence de normes dans les solutions de gestion des documents pose des problèmes de compatibilité lorsque les fournisseurs changent. Certains fournisseurs s'attaquent à cela par des API ouvertes, l'intégration avec d'autres applications et la standardisation sur des formats tels que PDF/A, XML, etc. Les organisations cherchent également à réduire le risque de verrouillage grâce à des stratégies multivendeurs. Ils adoptent des normes ouvertes pour assurer l'interopérabilité et la portabilité des données, diversifient les fournisseurs afin d'atténuer la dépendance à l'égard d'un seul fournisseur et négocient des contrats avec des stratégies de sortie claires peuvent contrebalancer le risque de blocage des fournisseurs.

Faits nouveaux

Lancement de nouveaux produits

• En septembre 2022, Hyland, une société de logiciels, a lancé Nuxeo Insight, une plateforme intelligente de traitement et de compréhension de documents pour extraire des informations actionnables de contenus non structurés. Ce lancement a renforcé les capacités d'automatisation intelligente de Hyland.
• En juin 2021, OpenText, une société qui développe et vend le logiciel de gestion de l'information d'entreprise (EIM), a lancé OpenText Cloud Editions 21.2, la dernière version de ses solutions de gestion de l'information en nuage. Il offre des analyses améliorées, une gouvernance de l'information renforcée et l'intégration avec Microsoft Azure Purview.
• En mars 2020, DocuWare lancé la version 7 de son logiciel de gestion de documents et d'automatisation des flux de travail basé sur le cloud. Il propose une recherche améliorée, un stockage en nuage flexible et un accès mobile.

Acquisition et partenariats

• En janvier 2024, Iron Mountain a fourni la gestion de l'information acquise Regency Technologies est un fournisseur de services de disposition d'actifs de TI (ITAD). L'acquisition fournit aux clients la sécurité de l'information dans la gestion du cycle de vie des actifs informatiques.
• En janvier 2022, OpenText a acquis Zix Corporation dans SaaS-based email encryptio, un fournisseur de la sécurité de messagerie basée sur le cloud, la protection des menaces, et des solutions de conformité. Cela a aidé à développer les capacités de gestion de l'information d'OpenText.

Graphique 2. Part du marché du système mondial de tenue de registres (%), selon la taille de l'entreprise, 2024

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Les principales entreprises du marché du système de tenue de registres

• Montagne de fer
• ARC
• Accès
• Châtiment
• Restaurer le plc
• Cintas
• Prosterné
• Service national de destruction de documents
• Station Shred
• Chêne rouge
• Restaurer le plc
• Chute-X
• Déchiquetage de document sécurisé
• Ouvrages
• Destruction des données des gardiens
• EndoShred
• Mâchoires mobiles
• Échec
• ProShred Chicago
• Shreds illimité

Définition: Le marché des systèmes de tenue de documents fait référence à l'industrie comprenant des solutions, des logiciels et des services axés sur la gestion du contenu et des documents, l'archivage des données, l'imagerie documentaire, l'enregistrement et la conservation, les services de déchiquetage, etc. Les systèmes de tenue de documents permettent aux entreprises de saisir, stocker, gérer, conserver, protéger et partager efficacement leurs documents et documents électroniques et papier.

Quelques autres rapports prometteurs sur le marché du système de tenue de registres

• Vidéo Event Data Recorder Market
• Marché des dossiers médicaux électroniques
• Marché des centres de données hyperscales
• Marché des données du monde réel
• Marché des catalogues de données